私隱政策聲明
- 聲明
賽馬會小學生習泳計劃(下稱「本計劃」)作為資料使用者,尊重個人資料的私隱,並且會竭盡所能落實和遵守資料保障的原則及香港法例第486章《個人資料 (私隱)條例》的各項相關條文,以及由個人資料私隱專員公署專員發出的《實務守則》。本計劃為履行該承諾,將確保本計劃的公職人員,執委會委員,職員會遵守最嚴格的保安標準及機密準則。 因此,本計劃承諾:
- 僅會在出於合法目的情況,以合法和在有關個案的所有情況下屬公平的方式收集與本計劃職能和活動有直接關係的個人資料;
- 採取一切合理切實可行的步驟,以確保有關個人資料是準確的及最新的,並且不會保存該類資料超過所需的時間;
- 除非資料當事人同意把個人資料轉變為其他用途,或該等用途是法律所容許的,否則所收集的個人資料只會單純被用於收集該等資料的目的,或與其直接有關的其他目的;
- 採取所有切實可行的步驟,以確保由資料當事人持有的個人資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用所產生的影響;
- 採取所有切實可行的步驟,以確保公眾能獲告知本計劃所持有個人資料的種類,和使用該資料的目的;及
- 准許資料當事人以法律所要求或規定的方式,使用和更正其個人數據, 或提出處理,查閱或更正資料的要求。
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處理個人數據的類型
本計劃在運作過程中,可能會處理以下類型的個人數據,包括公職人員、執行委員會成員、泳會、教練、工作人員、申請者、參加者和其他個人的:
- 身份資料(例如:香港身分證 或 學生手冊 或 相關正式文件副本);
- 個人詳細資料(例如:中英文姓名、性別、出生日期、地址、電話號碼、電郵地址和其他聯繫方式、泳衣尺碼、領取「綜合社會保障援助受助人醫療費用豁免證明書」記錄、領取「學生資助計劃綜合申請 – 申請結果通知書」記錄);
- 僱傭記錄(例如:工作申請、過去和現在的工作詳情、薪金、酬勞、福利、休假、培訓記錄、團體醫療和牙科保險記錄、強制性公積金計劃、績效考核和紀律事項);
- 健康資料(例如:緊急聯繫方式);及
- 圖像(例如:報名所用的相片,個人參與本計劃活動時所拍攝/被拍攝的照片,或者由閉路電視所拍攝到的訪客影像(視情況而定))。
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處理個人數據的類型
本計劃在運作過程中,可能會處理以下類型的個人數據,包括公職人員、執行委員會成員、泳會、教練、工作人員、申請者、參加者和其他個人的:
- 身份資料(例如:香港身分證 或 學生手冊 或 相關正式文件副本);
- 個人詳細資料(例如:中英文姓名、性別、出生日期、地址、電話號碼、電郵地址和其他聯繫方式、泳衣尺碼、領取「綜合社會保障援助受助人醫療費用豁免證明書」記錄、領取「學生資助計劃綜合申請 – 申請結果通知書」記錄);
- 僱傭記錄(例如:工作申請、過去和現在的工作詳情、薪金、酬勞、福利、休假、培訓記錄、團體醫療和牙科保險記錄、強制性公積金計劃、績效考核和紀律事項);
- 健康資料(例如:緊急聯繫方式);及
- 圖像(例如:報名所用的相片,個人參與本計劃活動時所拍攝/被拍攝的照片,或者由閉路電視所拍攝到的訪客影像(視情況而定))。
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個人資料的處理目的
- 以下為本計劃處理的個人資料及數據的主要目的:
- 驗證個人身份,
- 為確保泳會及教練遵守本計劃,其他本地和國際體育管理機構,例如:中國香港游泳總會,國際游泳聯合會,亞洲游泳總會及中國香港體育協會暨奧林匹克委員會,奧林匹克憲章,國際奧委會的規章制度的規則和規定,
- 維持和開發不同的服務,包括體育推廣計劃、組織體育活動和運動項目,
- 組織、舉辦及推廣本計劃的活動,
- 維持各參與本計劃泳會的關係,
- 處理投訴/查詢,
- 進行調查,統計及數據分析,
- 招聘工作人員、管理人力資源及維持僱傭關係,
- 出於安全目的;及
- 任何其他本計劃因履行其職能的合理目的/原因。
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處理個人數據的法律基礎
- 本計劃僅在有法律依據的情況下處理個人數據。
- 同意:資料當事人明確同意並授權本計劃可為特定的目的處理其個人資料,
- 合約:是資料當事人與本計劃簽定合約所採取的必要步驟,
- 法律責任:基於法律的要求,
- 重大利益:為了保障資料當事人的生命安全,
- 公共服務:為保障公眾利益而必需提供,
- 正當權益:就維持本計劃的法律權益或第三者的法律權益而言,是必需而且必要的。 除非有充足的理由,保護使用者/用戶/資料當事人的個人數據的重要性凌駕於此類權益之上。
- 此外,在特定情況,基於法律所要求的責任或義務,本計劃或許需要處理特殊類別的:
- 個人資訊;或
- 犯罪記錄資料(例如:進行無犯罪記錄/性犯罪記錄檢查時)。
這同時包括,保護個人私隱和保障僱傭關係,根據法例的要求,同意交出個人資料。
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本計劃如何收集個人資料
- 一般而言,本計劃可以直接向個人用戶收集個人資料。 本計劃可能通過填表格填寫、線上平台,或從一般人與人之間的互動或交流中獲取。
- 某些情況下,個人資料或會由第三方提供(例如:附屬組織,其他專業組織或人士,學校或其他社福機構,組織或機構),或者取自其他公共資源。
- 在未取得相關父母或監護人的事先同意前,本計劃不會向未成年人收集個人資料。
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存取和共享個人資料
- 本計劃可能需要與第三者共享個人資料,例如:
- 專業顧問(例如:律師、保險公司和核數師),
- 政府機構/代表,
- 合作夥伴或相關組織 (中國香港游泳總會,國際游泳聯合會,亞洲游泳總會及綜合運動會籌委,中國香港體育協會暨奧林匹克委員會,香港賽馬會,香港海洋公園,學校或其他社福機構);及
- 在適當的情況下,本計劃在處理投訴/查詢案件期間將會聯繫的各方,包括被投訴方和/或其他任何相關方。
- 本計劃所收集的個人資料大部分將儲存/保存在本計劃,並由適當的人員基於「需知道」 的原則作出妥善處理及保管。
- 本計劃所舉辦的部份活動或會交由第三方代表執行/處理,例如:資訊系統、網頁開發商或雲端存儲供應商。 所有本計劃的服務提供商均受相關合約的條款及義務約束,確保他們接觸到的一切數據/資料得以保密,以防止未經授權的接觸,使用和儲存。
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於本計劃網站上所收集的資料
- 當人們使用電腦存取網站時,電腦會創建少量名為Cookies (小型文字檔案)的數據。小型文字檔案通常包括一個匿名但唯一的標識符。小型文字檔案可用於識別電腦。本計劃使用小型文字檔案統計用戶瀏覽本計劃網站的次數,用戶對本計劃網站的使用偏好及其他網絡服務的數據。用戶可以選擇接受或拒絕 小型文字檔案。如果用戶選擇拒絕小型文字檔案,他們或許將無法使用本計劃網站的某些功能,例如:儲存個人偏好選項和存取部份線上服務。
- 當用戶瀏覽本計劃的網站時,網絡伺服器會儲存相關記錄,包括用戶的IP地址/網絡協議地址(及網域名稱)、網絡瀏覽器類型及設定、語言設定、地理位置、電腦操作系統以及之前瀏覽相關的網頁所逗留的時間和曾經到訪的網站頁面(網絡伺服器的存取日誌/logs)。 本計劃會使用伺服器的存取日誌來維護和改進本計劃的網站,例如:確定最佳的屏幕分辨率、最常瀏覽的頁面等。本計劃僅會將此類數據/資料用於改善及優化網站服務,以及用於“安全事故調查”(例如:追蹤可疑黑客攻擊的來源)。本計劃不會使用,也無意使用任何用戶/使用者的數據來識別任何人的個人身份。
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保護措施
本計劃採取所有合理及切實可行的措施以妥善保管本計劃持有的個人資料:防止資料丟失,或在未獲授權的情況下被查閱、處理、修改或披露。 例如:本計劃會不時為在日常工作中需要處理個人數據/資料的工作人員提供相應的培訓;本計劃同時亦會製定適當的私隱政策以供相關人員參照。
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個人資料保存
本計劃管有的個人數據/資料保存的時間不會超過實現該等待用資料的目的所需的時間。 已無需使用的個人數據會被進行匿名化處理(匿名化後的資料將被保留)或被安全銷毀。
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數據查閱和更正
- 如要向本計劃提出查閱資料要求,請以香港個人資料私隱專員公署專員指明的 1「查閱資料要求表格」向本計劃辦公室提出。填妥的表格可以傳真(223350200)、電郵(learntoswim@hkgswimming.org.hk)、親自遞交或郵寄方式送到本計劃辦公室:
賽馬會小學生習泳計劃辦公室
九龍觀塘
海濱道133號
萬兆豐中心9樓I室 - 本計劃在處理查閱或改正資料要求時,會查核提出要求者的身份,以確保他在法律上有權作出是項要求。
1資料查閱申請表由個人資料私隱專員公署網站提供:https://www.pcpd.org.hk/english/publications/files/Dforme.pdf
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查詢
如果對本計劃的個人資料私隱政策和實施有任何查詢,請向本計劃辦公室提出。 相關查詢可以通過郵寄或電郵(learntoswim@hkgswimming.org.hk),或在辦工時間傳真(223350200)到本計劃作查詢。本計劃會定期檢討本計劃的私隱政策聲明。本聲明最後更新於 2021 年 11 月。
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重要事項
本計劃明確保留不時更改本隱私政策聲明的權利,恕不另行通知。修訂後的隱私政策聲明自在本計劃網站上發布之日起自動生效。 您繼續訪問和使用本計劃的網站和服務,即表示您無條件接受最新版本的條款和條件。
如果本「服務條款及細則」與「私隱政策聲明」的中英文版本存在差異(除非另有說明),一律以英文版本為準。